¿Puede una organización pequeña ser exitosa sin una gestión ordenada? ¿Cuál es la diferencia entre las asociaciones prósperas y las caóticas? ¿Cuáles son los problemas administrativos que se deben resolver?
La administración es un proceso orientado a alcanzar los objetivos de la organización. Sin un orden es imposible tener una buena gestión. Según la tesis de Rudy Bámaca entre los obstáculos que enfrentan las asociaciones y cooperativas se encuentran:
- Estructura organizativa desactualizada. El organigrama ayuda a dividir el trabajo de las asociaciones y cooperativas. De tal manera que quede claro qué tareas debe realizar cada unidad organizacional. Agiliza el flujo de trabajo, establece el proceso de comunicación y el orden de las actividades.
- Falta de manuales organizacionales. Los empleados de las cooperativas no disponen de una guía que indique la descripción de las funciones de cada unidad y cargo. Usarlo define responsabilidades, divide el trabajo y sirve para determinar los indicadores de evaluación.
- Concentración de funciones. En ocasiones el tesorero del Consejo de Administración recibe los depósitos, emite cheques siendo el encargado de conciliar las cuentas bancarias, y tiene también bajo su custodia las chequeras y se encarga de depositar el efectivo al banco. Esto se debe en parte al desconocimiento de funciones y obligaciones en cada fase del proceso o poco personal.
- Falta de programas de capacitación. Administrar una cooperativa o asociación requiere conocimientos de planificación, organización, dirección y control para alcanzar los objetivos definidos. En la planeación se determinan las acciones que se realizarán, los recursos utilizados, los materiales y las herramientas para cumplir con la misión y visión estratégica. Las actividades se gestionan de tal manera de solventar los inconvenientes que se pueden presentar. Un directivo debe conocer los procesos administrativos de las cooperativas para ejecutarlos. En caso contrario, un programa de formación será fundamental para hacer próspera a la asociación.
- Inexistencia del departamento de auditoría interna. Esta unidad es la encargada de velar por la utilización eficiente de los recursos, el cumplimiento de los aspectos en materia legal o regulatoria, la actuación de los empleados de acuerdo a las políticas, reglas y procedimientos de la cooperativa, entre otras actividades. La falta de un equipo auditor impide una revisión objetiva de las operaciones de la asociación, que se encargue de supervisar y evaluar el control interno de la cooperativa, diseñar nuevos controles y reforzar los existentes.
- Falta de asesoría y consultoría externa. Para tener un análisis independiente, crítico y sistemático es recomendable una consultoría externa. Una opinión objetiva con sugerencias y su posterior implementación ayuda a la mejora de los procesos para conseguir los objetivos organizacionales.
- Duplicación de funciones. Cuando no están claros los roles y responsabilidades de cada cargo y de sus unidades los empleados repiten actividades. Esta duplicación genera retrasos, contratiempos y disminución de la credibilidad de la cooperativa.
- Indefinición de objetivos estratégicos. Toda asociación debe especificar su misión y visión. Con estos elementos fijar una estrategia para concretar sus planes en el corto, mediano y largo plazo. Si no se tiene un norte definido difícilmente se pueda planificar y alinear las metas para llegar a los objetivos.
- Falta de información oportuna y confiable. Tener a disposición la información es vital para una eficiente toma de decisiones. Conocer los datos de las cuentas contables al día ayuda a definir si una inversión es factible, si se pueden otorgar más préstamos, o cuándo estará un monto disponible para realizar una transacción.
- Fallas en la optimización de recursos. Equipos subutilizados, gastos innecesarios, inversiones pendientes y personal subempleado son costos de oportunidad que impiden el alcance de los objetivos de la organización.
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